Vertragsmanagement bei Bestandsprojekten

Mit Abschluss der Verträge zu den jeweiligen ÖPP-Projekten im Bundesfernstraßenbau entstehen für die Vertragspartner umfangreiche Rechte und Pflichten. Aufseiten der öffentlichen Hand (Auftrag- oder Konzessionsgeber) wurde vom BMVI daher ein Vertragsmanagement für die ÖPP-Projekte eingerichtet mit dem Ziel,

• den Verpflichtungen aus den Verträgen zuverlässig, möglichst bundesweit einheitlich und auf Dauer nachzukommen,
• die Rechte aus den Verträgen umfassend wahrzunehmen und
• eine laufende (Erfolgs-)Kontrolle zu gewährleisten.

Das Vertragsmanagement bildet somit die vierte Phase im Prozess der WU.

Konkrete Aufgaben/Arbeiten der VIFG dabei sind die

• Erstellung und ggf. Fortschreibung der Arbeitsanleitung,
• Zusammenführung der einzelnen Berichte in einem Gesamtbericht,
• Klärung von offenen Fragen sowie die
• Generierung der finanziellen Daten aus dem FMS der VIFG.

Bei der Umsetzung des Vertragsmanagements werden drei wesentliche Schritte unterschieden.

• Die Vertragsdurchführung (sogenanntes Vertragsmanagement im engeren Sinne) wird durch die jeweiligen Straßenbauverwaltungen der Länder oder gegebenenfalls in deren Auftrag durch die DEGES wahrgenommen. Die im Zuge der Projektabwicklung gewonnenen Daten und Erfahrungen werden einmal im Jahr in einem abgestimmten Berichtsformat an das BMVI und an die VIFG übermittelt. Neben den regelmäßigen Beiträgen besteht auch die Möglichkeit, bei besonderen Ereignissen ad hoc Bericht zu erstatten.
• Darüber hinaus sind zentrale Prozesse und projektübergreifende Fragestellungen auf der Verwaltungsebene des Bundes zu bearbeiten. Hierzu hat das BMVI innerhalb der Abteilung Straßenbau im Referat StB 26 eine Anlaufstelle für zentrale Prozesse (sogenanntes Vertragsmanagement im weiteren Sinne) eingerichtet.
• Jährlich finden auf Einladung und unter Leitung des BMVI zwei Runden zum Erfahrungsaustausch mit dem Ziel statt, eine einheitliche Vertragspraxis und -auslegung zu gewährleisten. In einem weiteren Erfahrungsaustausch kommen neben dem BMVI und der VIFG außerdem die Straßenbauverwaltungen aller Länder sowie auch die Bundesanstalt für Straßenwesen und die DEGES zu übergreifenden ÖPP-Themen zusammen.

Um die beschriebenen Ziele des Vertragsmanagements für die ÖPP-Projekte im Bundesfernstraßenbereich zu erreichen, müssen die Straßenbauverwaltungen der Länder dem BMVI Bericht erstatten. Wichtig ist dabei zum einen, dass alle wichtigen Informationen über die einzelnen ÖPP-Projekte länderübergreifend in einheitlicher Form vorhanden sind. Zum anderen sollte aber der Verwaltungsaufwand für die Erstellung der Berichte so gering wie möglich gehalten werden (zum Beispiel mithilfe von Mustern und standardisierten Arbeitsabläufen).

Die finanziellen Daten für die Berichterstattung werden dabei in erster Linie aus dem FMS der VIFG generiert, während die technischen Aspekte sowie Erläuterungen zu finanziellen Daten von den Straßenbauverwaltungen der Länder sowie der DEGES zugeliefert werden.

Die VIFG unterstützt auf dieser Grundlage das BMVI bei der Berichterstattung. Zur Sicherstellung eines weitgehend einheitlichen Formats wurde durch die VIFG – in Abstimmung mit dem BMVI – eine Arbeitsanleitung zum Erstellen der Beiträge entworfen. Diese „Arbeitsanleitung für die Durchführung des Vertragsmanagements mit Berichterstattung" wurde den Straßenbauverwaltungen der Länder und der DEGES im Jahr 2009 zugesandt, sodass über die ersten Projekte bereits nach Ablauf eines Jahres in dieser Form berichtet werden konnte.

Die zunächst halbjährlich durchgeführte Berichterstattung aus den Projekten brachte neue Erkenntnisse. Im Jahr 2012 wurde deshalb entschieden, Berichtsformat wie -inhalte zu überarbeiten, eine Aufgabe, die in großen Teilen der VIFG zufiel. Für eine Anpassung sprachen vor allem folgende Gründe:

• Es lagen die Erfahrungen aus vier Pilotprojekten sowie den bisher erstellten Berichten vor. Zwar wurde die Berichterstattung in den ersten Jahren begleitend zu den ersten Projekten entwickelt, doch sollten auch die Erkenntnisse aus sechs bis sieben Jahren praktischer Erfahrungen mit ÖPP-Projekten im Bundesfernstraßenbau berücksichtigt werden. Einzelne Aspekte wurden explizit mit in die Anleitung aufgenommen, um künftig einheitlich über diese berichten zu können. Ein Beispiel hierfür ist die Frage nach der Einhaltung von Fristen und der Qualität in der Bauphase eines Projekts.
• Der Abschluss der Bauphase bei drei Pilotprojekten (A8, 1. Bauabschnitt in Bayern, A4 in Thüringen und A1 in Niedersachsen) machte deutlich, dass auch eine Nachvollziehbarkeit der einzelnen Projektphasen sinnvoll ist.
• Zugleich kamen zwei neue ÖPP-Projekte mit Konzessionsbeginn/Projektstart in 2011 hinzu. Beide beinhalten gegenüber den Pilotprojekten weiterentwickelte bzw. neue Strukturen, die sich insbesondere im Vergütungsmechanismus äußern. Die unterschiedlichen Vergütungsmechanismen (Mautweiterleitung, Einheitsmaut, Verfügbarkeitsentgelt) bedingten entsprechende Anpassungen im finanziellen Berichtsteil.

Dazu wurde der Berichtsturnus umgestellt – die Berichterstattung erfolgt jetzt nur noch einmal im Jahr. Auch die zentrale Anlaufstelle beim Bund im Rahmen des Vertragsmanagements sowie die regelmäßig stattfindenden Termine zum Erfahrungsaustausch wurden Teil der Anleitung.

Inhaltlich wurde vor allem die Gliederungsstruktur angepasst, sodass einzelne Informationen gezielter abgefragt werden können und sich der Informationsbedarf an die jeweilige Projektphase anpasst (beispielsweise keine Berichterstattung über den Bau, wenn dieser bereits abgeschlossen ist). Auch die unterschiedlichen Modellstrukturen mussten in der Anleitung auf verschiedene Weise berücksichtigt werden. Zudem wurde die Abfrage hinsichtlich der finanziellen Belange in einer überarbeiteten Struktur abgestimmt.

Die jährliche Berichterstattung gliedert sich bisher und auch künftig für jedes einzelne ÖPP-Projekt im Bundesfernstraßenbereich im jeweiligen Berichtszeitraum in die folgenden Bereiche:

• Technische Berichterstattung zu Planung, Bau, Betrieb, Erhaltung und Verkehrssicherheit (technischer Berichtsteil),
• Berichterstattung zu den finanzwirksamen Vorgängen (finanzieller Berichtsteil) und
• Berichterstattung zu besonderen Vorkommnissen und sonstigen Themen.

Die technische Berichterstattung dient der Leistungsüberwachung des privaten Vertragspartners (Auftrag- oder Konzessionsnehmer). So wird beispielsweise in der Bauphase der Status der Bauausführung durch einen Soll-/Ist-Bauzeitenvergleich dargestellt. Ferner erfolgt eine Beurteilung der Qualität der vom privaten Partner erbrachten Planungs-, Bau-, Betriebsdienst-, Erhaltungs- und Managementleistungen.

Für alle finanzwirksamen Vorgänge (beispielsweise Vergütungsansprüche, etwaige Anschubfinanzierungen, Kompensationszahlungen an den privaten Partner etc.) erfolgt die Datenerhebung und -aufbereitung über das FMS der VIFG. In bestimmten Fällen (zum Beispiel Kompensationszahlungen an den privaten Partner oder auch Vertragsstrafen wegen Abweichungen von der Leistungsbeschreibung) sind zusätzliche Erläuterungen erforderlich, die von den Straßenbauverwaltungen der Länder oder in deren Auftrag der DEGES mit ihren Berichtsbeiträgen übermittelt werden.

Die endgültig abgestimmte Version der fortgeschriebenen Arbeitsanleitung konnte mit Stand Januar 2013 fertiggestellt werden und wurde im Februar 2013 durch das BMVI an die Straßenbauverwaltungen der Länder und die DEGES versandt. Entsprechend dem umgestellten Turnus stand die erste Berichterstattung durch die VIFG für den Herbst des Jahres 2013 an.