Erfolgreicher Produktivstart des neuen Finanzmanagementsystems der VIFG

Nach einjähriger intensiver Projektarbeit nahm die VIFG mit Beginn des Jahres 2013 ihr modifiziertes Finanzmanagementsystem (FMS) in Betrieb. Diese auf der betriebswirtschaftlichen Software SAP (ERP 6.0) basierende Lösung geht mit Vorteilen für rund 580 angeschlossene Nutzer aus 16 Bundesländern und der DEGES in der Abwicklung des mautspezifischen Zahlungsverkehrs für über 52.500 Kilometer Bundesfernstraßen einher.

Die VIFG entwickelt ihr FMS kontinuierlich weiter. Der Fokus liegt dabei insbesondere auf der Erhöhung der Prozesseffizienzen, der Reduktion der Fehleranfälligkeit, der Gewährleistung der Systemsicherheit, der Erleichterung der Handhabung für die Nutzer und bei Bedarf auf der Erweiterung der Funktionalitäten.
2012 stand eine Reihe von Anpassungserfordernissen des FMSs an. Basis dieser Anpassungen war eine durch die VIFG durchgeführte Analyse und Bewertung des FMSs. Die VIFG entschied sich dazu, ein sogenanntes Re-Design des FMSs durchzuführen und selbiges völlig neu aufzusetzen.
Die VIFG führte über das komplette Jahr 2012 hinweg das Projekt durch. Dies beinhaltete die Phasen von der Grobkonzeption über die Feinkonzeption und das Customizing bis hin zu Tests und Datenmigration. Der Produktivstart zum 1. Januar 2013 verlief sehr erfolgreich.
Damit wurden die Finanzmanagementprozesse auch zunehmend den Anforderungen von Bund und Ländern angepasst und das SAP-Modul „Public Sector Management" (PSM) zur Abbildung einer kameralen Sicht in das FMS eingeführt.

Nach intensiver Projektarbeit erfolgte zum 1. Januar 2013 der sehr erfolgreiche Produktivstart des neuen FMS, der für alle Beteiligten beispielsweise folgende Vorteile bietet:

• erweiterte Budgetierungsmöglichkeiten, die mehr Transparenz über die Verwendung der gezahlten Nutzerentgelte schaffen und den Kreislauf aus Gebührenerhebung und Gebührenverwendung verdeutlichen
• erhöhte Systemstabilität und hohe Datensicherheit
• verbesserte Zukunftssicherheit durch die Umstellung auf ein neues Hauptbuch und die Herstellung der SEPA-Fähigkeit
• erweitertes Berichtswesen für Bund und Länder, das tagesaktuelle Übersichten der Mittelverwendung nach zum Beispiel Maßnahme, Bundesland, Amt oder Zeitraum ermöglicht, verbesserte Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität

Neben der technischen Realisierung erfolgten intensive Schulungen der Nutzer, die durch die VIFG direkt durchgeführt wurden.

Mit dem erfolgreichen Produktivstart des neuen FMSs zum Januar 2013 stehen alle Funktionalitäten zur Verfügung, um einen ordnungsgemäßen Betrieb zu ermöglichen. 2013 wird das Projekt „Re-Design FMS" fortgeführt.